Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, zwana dalej ustawą, reguluje sposób pokrywania kosztów zarządu, co dotyczy zarówno lokali stanowiących własność poszczególnych osób, jak również nieruchomości wspólnej. W ramach tych obowiązków właściciele lokali zobowiązani są do ponoszenia kosztów związanych z utrzymywaniem swojego lokalu oraz koszty zarządu nieruchomością wspólną, w skład których wchodzą, m.in: wydatki na remonty i bieżącą konserwację, na utrzymanie porządku i czystości. opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu, wody.

Obowiązek uiszczania zaliczek ma na celu zapewnienie płynności finansowej wspólnoty mieszkaniowej. Zgodnie z art. 15 ustawy, każdy właściciel lokalu obowiązany jest uiszczania zaliczek z góry, do 10-tego dnia każdego miesiąca. Nie ma natomiast możliwości ustalenia korzystniejszego terminu płatności ze względu na bezwzględnie obowiązujący charakter powyższego przepisu, który wiążę członków wspólnoty do terminowego uiszczania bieżących opłat. Prawidłowe ustalenie wysokości zaliczek powinno uwzględniać interesy majątkowe zarówno właścicieli lokali jak i wspólnoty mieszkaniowej. Wysokość opłaty członkowie wspólnoty mieszkaniowej określają w uchwale, bowiem stosownie do art. 22 ust. 3 pkt. 3 ustawy, ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu.

Opłata nie może być niższa niż kwota ustalona jako iloczyn sumy całkowitych kosztów miesięcznych lub rocznych zarządzania nieruchomością wspólną i wielkości udziału, jakim dany właściciel lokalu dysponuje w nieruchomości wspólnej. Praktyka przyjmowania za podstawę obliczeń powierzchni lokalu w m2 jest błędna, gdyż zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy, właściciele lokali ponoszą wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej w stosunku do posiadanych udziałów.

Wysokość zaliczek może być zróżnicowana w stosunku do różnych kategorii właścicieli lokali. Właściciele lokali użytkowych mogą zostać obciążeni w stopniu większym niż właściciele lokali mieszkalnych, jeżeli uzasadnia to sposób korzystania z tych lokali. Warto zwrócić uwagę na konieczność odpowiedniego szacowania kwot zaliczek, które siłą rzeczy nie mogą być sztywne, ze względu na różne potrzeby eksploatacyjne w poszczególnych porach roku. Zarząd wspólnoty powinien dbać również o to, by dostarczać właścicielom lokali rachunki miesięczne, czy zestawienie kwartalne w odpowiednim czasie, tak by byli oni w stanie opłacić należne zaliczki w terminie do 10 każdego miesiąca.

Każda wspólnota posiada odrębny rachunek bankowy, na którym gromadzone są wszystkie wpłaty właścicieli lokali. Co więcej, zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy, zarząd lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Sposób prowadzenia rachunkowości normuje ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Wspólnota mieszkaniowa ma obowiązek rozliczenia się z właścicielami lokali z wszystkich wpłacanych zaliczek, a okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy. Obowiązek rozliczenia odnosi się do wszystkich zaliczek wpłacanych na poczet pokrycia kosztów zarządu nieruchomością wspólną, a więc zarówno do zaliczek wpłacanych na fundusz eksploatacyjny, jak i na fundusz remontowy. Niemniej jednak, biorąc pod uwagę specyfikę funduszu remontowego, na który w ciągu roku wspólnota mieszkaniowa nie jest w stanie zebrać wystarczających środków, częstą praktyką jest gromadzenie na nim środków w okresach wieloletnich, co powoduje rozliczenie właścicieli lokali w dłuższym okresie czasu.

Wpłaty właścicieli na pokrycie kosztów związanych z utrzymaniem ich lokali dokonywane są również w formie zaliczkowej. Okresy i terminy rozliczeń mediów nie muszą się pokrywać. Rozliczenie zużycia wody i ścieków oraz podgrzania wody dokonywane jest zazwyczaj dwa razy w roku, natomiast rozliczenie zużycia ciepła dla potrzeb ogrzewania tylko raz. Pod koniec okresu, właściciel otrzymuje rozliczenie, z którego powinno wynikać, czy dokonane przez niego wpłaty zaliczek pokryły przypadające na jego lokal koszty, czy zobowiązany jest do dopłaty.

Środki wpłacane przez właścicieli lokali na konto wspólnoty mieszkaniowej, stanowią własność właścicieli, aż do momentu ich rozdysponowania zgodnie z przeznaczeniem. Jednak w związku z tym, iż służą one gromadzeniu środków na określony cel, właściciel nie ma prawa żądać ich zwrotu w każdym czasie. Ewentualny zwrot części wpłaty może dotyczyć jedynie pozostałej nadwyżki po realizacji określonego przez wspólnotę celu. Uprawnienie do żądania ich zwrotu nie ma charakteru osobistego, ponieważ związane jest z własnością poszczególnego lokalu. Prawo do nadpłaty lub zobowiązanie do dopłaty powstaje w określonej chwili (po rozliczeniu), a uprawnionym z tytułu nadpłaty lub zobowiązanym z tytułu niedopłaty jest aktualny właściciel lokalu.

Wartą rozważenia kwestią jest możliwość dysponowania zaliczkami wnoszonymi przez właścicieli na inny cel niż zamierzony. Zdania dotyczące tego zagadnienia są podzielone. Wynika to z faktu, iż przyjmuje się, że wpłacone zaliczki są nadal własnością właścicieli poszczególnych lokali i w związku z tym wspólnota mieszkaniowa nie ma prawa nimi rozporządzać na inny cel niż zostały przez właścicieli wpłacone bez zgody wyrażonej indywidualnie przez poszczególnych właścicieli. Stanowisko takie wyraził m.in. Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z dnia 22.02.2001 roku, sygn. akt I ACa 1309/00. Jednak w ostatnim orzeczeniu z dnia 26 stycznia 2011 r. sygn. akt II CSK 358/10, Sądu Najwyższy, uznał, że wspólnotom mieszkaniowym wolno zadecydować, po zakończeniu rocznych rozliczeń, o przekazaniu nadwyżki czynszu na fundusz remontowy. Zdaniem Sądu, jest to zgodne z interesami właścicieli i sprzyja płynności finansowej wspólnoty. W związku z brakiem jednolitej linii orzecznictwa trudno jednoznacznie stwierdzić, czy istnieje możliwość dokonywania przesunięć między funduszami.

Należy pamiętać o możliwości żądania przez wspólnotę mieszkaniową odsetek za opóźnienie w regulowaniu należności oraz możliwości dochodzenia ich zapłaty w postępowaniu upominawczym, bez względu na ich wysokość.